El principio de la contabilidad es denominado entidad económica, el cual es llevado a cabo por entes que poseen personalidad jurídica propia que usa recursos humanos, naturales y de capital. De este principio se desglosa que la empresa utiliza elementos de producción, entre estos el recurso humano que debe remunerar los servicios que estos prestan, conocido como remuneración laboral. El contador con sus conocimientos elabora y administra la nómina.
El establecimiento de normas y políticas adecuadas de la administración de nómina son tan importantes, como el éxito y fracaso de una empresa. Las acciones de control interno deben iniciar desde el momento de la entrevista, contratación, ejecución de trabajo, remuneración y separación de la empresa. Las normas de control interno representan seguridad en cuanto a si los recursos que la empresa destina a la remuneración al trabajo son administradas por la nómina adecuadamente.
Reglas de Revisión Interna de Nómina
Deben ser certificadas por el personal autorizado:
- Contrato al personal.
- Salario a pagar.
- Deducciones que se ejecutan por nómina.
- Horas extras y otros pagos exclusivos.
El expediente de los trabajadores debe permanecer inaccesible para las personas que:
- Organizar la nómina.
- Certifican la nómina.
- Retribuir la nómina.
Se debe utilizar un reloj marcador u otros medios que permitan controlar el tiempo trabajado. En caso del trabajo realizado y no del tiempo usado, deben determinar controles, de forma que la producción del empleado pueda ser establecido.
Debe Existir Independencia de Funciones
- Entre los empleados que controla el lapso laborado, ejecuta y distribuye la nómina.
- Entre los empleados que contrata o despide y el que procesa la nómina.
- Las contrataciones o destituciones deben ser rápidamente informados al departamento de administración de nómina.
- El período a pagar a cada empleado debe ser certificado por el jefe de administración de nómina.
Los procesamientos de datos hechos en la nómina deben ser examinados antes de pagar a los empleados. El pago de la nómina debe ser certificado por un funcionario comprometido.
Cuando la Nómina se Realice por Medio de un Cheque
- Debe haber una cuenta bancaria que se emplee solo con ese propósito.
- El individuo que ejecuta la conciliación debe recibir directamente el estado de cuenta bancaria.
Cuando la Nómina se Realice por Efectivo
- Debe realizarse un retiro de banco justamente por el neto a pagar.
- Cada trabajador al obtener su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los distintos términos que han invertido en el cálculo.
- El pago de la nómina debe ser habitualmente supervisado por un funcionario autónomo del departamento de nómina.
- Los sueldos no solicitados deben ser vigilados por una persona distinta a la que elabore la nómina o proceda los pagos y debe remitir una relación de los mismos al departamento de contabilidad. Además, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrando el correspondiente pasivo por el concepto.
- El pago anterior de sueldos no reclamados debe ser aprobado por un funcionario diferente al que elabora la nómina.
- La asignación contable de la nómina debe ser examinada por una persona que no corresponda al departamento de nómina.
La administración de nómina realiza la remuneración del trabajo de esta forma:
- El procesamiento de la organización de la nómina comienza cada vez que inicia un período de pago, determinados en la Ley de Trabajo de cada país.
- El trabajador y el jefe fijan un lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor que la quincena, pero podrá ser hasta en un mes cuando el trabajador reciba del jefe alimentación y vivienda.
Aunque a los obreros se les paga su salario de forma semanal y a los empleados de manera quincenal. El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo a la empresa.
