Los manuales de organización son el documento que sirve de guía para conocer la información acerca de una organización o empresa. Este recaba una serie de datos que ayudan a los miembros de la empresa a entender mejor sobre las actividades ejecutas por la misma.
El manual de organización de una empresa es de suma relevancia para la misma, debido a que cumplen con una serie de objetivos que colaboran con el buen funcionamiento de una empresa u organización.
Qué son los manuales de organización
Se conoce como manuales de organización a los manuales que constan de los datos de manera detallada acerca de las competencias, antecedentes, estructura organizativa, legislación, mandato, organigrama y funciones organizativas.
Son ajustados a una zona en específico, incluyendo las descripciones de los puestos de la organización, de modo opcional también pueden mostrar una especie de lista del directorio. Es el más sencillo de todos los manuales, ya que solo está en la búsqueda de poder plasmar todo el funcionamiento de la empresa, favoreciendo en la manera de organizar las actividades de esta.
Cuál es el objetivo de los manuales de organización
- Simplifica la comprensión de todas las políticas, objetivos, funciones y estructuras de cada área conformante de la organización.
- Establecer las responsabilidades y funciones de cada unidad del departamento administrativo.
- Limitar el mal uso de los recursos materiales y humanos.
- Determinar una base sólida destinada al análisis de manera posterior del trabajo realizado y del mejoramiento de las estructuras y procesos.
- Asignar de manera cuidadosa las responsabilidades necesarias dentro de cada área de trabajo y evitar la generación de conflictos dentro de las estructuras de la organización.
Tipos de manuales de organización
- Manuales de organización: Es un tipo de manual en el que se hace una explicación de modo general y conciso acerca de los rasgos observados en una organización. Estos están dirigidos a todos los miembros de la misma con el objetivo de ayudarlos a poder familiarizarse con esta. Está encargado de hacer la exposición a detalle de la estructura poseída por parte de la empresa.
- Manuales de políticas: Este tipo de manual consta de una descripción de tipo detallado acerca de los lineamientos que se han seguido para ejecutar la toma de decisiones con el objetivo dela consecución de los objetivos. El tener conocimiento acerca de una organización suministra el marco principal sobre el que se basan las acciones.
- Manuales de normas y procedimientos: Hace la descripción de todas las tareas de carácter rutinario de trabajo mediante la realización de una descripción de todos los procesos empleados dentro de una empresa y la secuencia de manera lógica de cada una de sus tareas. Con el fin de lograr la unificación de todas las rutinas de trabajo y evitar la alteración de las mismas.
- Manuales para especialistas: Se encarga de hacer la agrupación de todas las pautas, norma e instrucciones que son de aplicación de manera específica a un tipo de actividades determinadas.
Cuáles son los elementos de los manuales de organización
- Identificación: en este apartado se colocan los datos de información del mismo, los cuales posibilitan la identificación de la empresa.
- Índice: se encuentra la clasificación realizada por capítulos, componiendo el cuerpo fundamental del manual.
- Introducción: es un apartado usado para preparar el desarrollo.
- Objetivo del manual: sección donde se hace la anotación de la lógica y los hechos.
- Contexto histórico: el acontecimiento al asunto previo, que no posibiliten la valoración o comprensión de hechos futuros o la justificación de las cosas.
- Marco legal: son el conjunto de leyes que una empresa de acatar.
- Lineamientos: señala los límites para el desarrollo de las actividades.
- Atribuciones: poderes a ejercer.
- Misión y visión: la imagen que se desea dar de la organización y la actividad de compromiso de la misma.
- Funciones: definición de las actividades de carácter esencial de cada una de las unidades del departamento administrativo dentro de la estructura organizacional de la empresa.
- Descripciones de puesto: en este apartado se ubica la identificación de los puestos, las funciones generales, los roles, entre otros.
- Estructura orgánica: manera sistemática de cómo se integra una empresa.
- Organigrama: es la representación de forma gráfica de la estructura de una organización.
- Glosario de términos: catálogo de los términos pertenecientes a una misma disciplina.
Preguntas Frecuentes sobre Manuales de Organización
¿Quién elabora los manuales de organización?
El encargado de elaborar, revisar, actualizar y difundir los manuales de organización es la persona encargada del área de Recursos Humanos de la empresa, sea el director o gerente de la misma. Leer más
¿Cuándo es necesario revisar y actualizar los manuales de organización?
Es necesario cuando se haga un cambio a nivel del organigrama de una empresa, el cual haga que se debe de actualizar la data del manual de organización de la institución. Leer más
¿Cuál es la importancia de los manuales de organización?
Son documentos de gran importancia para la gestión de las empresas, este está preparado con total diligencia con el objetivo de precisar la información necesaria de manera claro con el fin de especificar el trabajo de cada uno de los puestos y roles de trabajo de una organización. Leer más
¿Características de los manuales de organización?
- Es un documento de gran ayuda para el conocimiento de todos los roles de una empresa.
- Posibilita la recaudación de toda la información acerca del funcionamiento de la empresa y de quienes forman parte de la misma.
- Su elaboración está en manos del encargado del departamento de recursos humanos de la organización.
