Es el conjunto de alternativas que maneja una organización, con la finalidad de dividir la labor diaria en diferentes tareas y así lograr una coordinación eficaz de las mismas, donde se determina la función de cada esfuerzo para alcanzar los objetivos que caracterizan a los diferentes aspectos de estabilidad laboral y de producción efectiva. El diseño estructural organizativo, obliga a la gerencia a dirigir la mirada hacia las oportunidades que ofrece el mercado y al mismo tiempo hacia el movimiento de producción interna de su organización.
La estructura, es la razón fundamental de la empresa, donde se realizan las divisiones de las tareas para conformar los departamentos para luego definir la autoridad, con el objeto de organizar los objetivos y también todo lo que sucede espontáneamente de la interacción entre los miembros. Tomando en cuenta estos elementos, la estructura se divide en estructura formal e informal. La estructura, está integrada por partes relacionadas de tal manera que, cualquier cambio en uno de los elementos que componen la organización puede originar variaciones en los demás elementos, en la interrelación de los mismos, incluso, en el comportamiento de toda la organización.
La estructura formal del diseño, es el elemento fundamental para establecer un ambiente interno óptimo, dentro del cual, las operaciones que se desarrollen deben contribuir satisfactoriamente con el logro de las metas, hace hincapié en la relación que debe existir entre la autoridad o gerencia y los subordinados. De tal manera que, un diseño estructural formal es eficiente, si asegura el logro de los objetivos declarados por la organización o empresa, con un costo mínimo y sin que se produzcan imprevistos. La informal, se desarrolla en torno a grupos de camaradería o de proyectos, en la que frecuentemente hay respuestas más rápidas por parte de los individuos, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.
Los primeros escritores sobre gerencia administrativa, buscaban encontrar principios que fundamentaran la creación de una estructura organizacional que funcionara debidamente, en cualquier situación que se presentará. En ese respecto, Max Weber, Frederick Taylor y Henry Fayol, fueron los principales promotores, algo palpable a través del llamado “enfoque clásico para diseñar organizaciones”. Consideraron pues, que las organizaciones más eficientes y/o eficaces, debían tener una estructura de grado jerárquico, en la cual, los individuos de la organización debían apoyarse, mediante una serie de reglamentos o normas razonables; según Max Weber, en el momento en que las organizaciones alcanzaban sus objetivos plenamente, se caracterizaban por la especialidad trabajada, nombramientos por méritos, por las oportunidades que tenían sus trabajadores para desarrollar una carrera y de que se le diera importancia a la buena labor desempeñada, a todo eso y a la rutina o ambiente de trabajo impersonal y racional, Weber lo llamó “burocracia”. Max Weber, apoyaba abiertamente la burocracia, ya que para él, establecía las reglas necesarias para la toma de decisiones adecuadas, asimismo una cadena de mando concreta y el reconocimiento a su equipo de trabajo, en base a la capacidad y experiencia, en lugar de la preferencia o el capricho.
El Plan o diseño organizacional, es un procedimiento en el cual la directiva gerencial de una empresa, toma una decisión para seleccionar la estructura organizacional adecuada para la estrategia operativa de la organización o empresa y su entorno. En ocasiones, la estrategia diseñada, implica desarrollar o modificar una disposición existente, para lo cual se debe tener en cuenta: la cadena de mando, la especialidad del trabajo, división departamental, área de control, el centralismo y la descentralización en la toma de decisiones, de igual forma la formalización.
Existe un conjunto de aspectos básicos a tomar en cuenta durante el diseño de estructuras a crear o para el rediseño de estructuras existentes:
- Mecanismos de coordinación: son las herramientas que permiten que los individuos de la empresa se “comuniquen”, no solamente a través de los lineamientos establecidos o comunicación formal, sino también mediante los encuentros “cara a cara” que se originan dentro de la misma, es decir, a través de la comunicación informal, para que pongan en orden su manera de proceder en el logro de los objetivos, metas y programas de esa empresa.
- Adaptación recíproca: sirve para alcanzar la armonía en el trabajo, mediante el desarrollo de la comunicación informal o “cara a cara”.
- Supervisión directa: la que contribuye a lograr la coordinación necesaria, ya que existe una autoridad o jefe, que es el responsable individual del trabajo realizado por otros individuos (subordinados) y está facultado para ejercer cualquier acción de control sobre el trabajo de los mismos. Dicho control sustenta el proceso de coordinación.
- Estandarización: mediante la cual se logra la coordinación, a través de descripciones, definiciones técnicas sobre el trabajo, la producción y las tareas pertinentes, colaborando de esta manera con la consolidación del trabajo operativo, de la información y de la decisión. Pueden ser de tres tipos: del proceso de trabajo, del producto y de la habilidad técnica.
Las variables dependientes del diseño de estructuras organizativas son nueve: especialización del trabajo, formalización del comportamiento, entrenamiento e instrucción, unidad de agrupamiento, unidad de tamaño (alargada, achatada), planeamiento y control, recursos de enlace, descentralización vertical y descentralización horizontal. Las variables independientes son: edad y tamaño de la empresa, tecnología, contexto o entorno y elementos de poder. Entre las intermedias se mencionan: grado de facilidad de comprensión del trabajo, conocimiento técnico de la empresa, diversidad del trabajo y la velocidad de respuesta.
