La formación de colecciones es un proceso que accede identificar las debilidades y fortalezas de la colección de información de una biblioteca con plataforma en las necesidades de los recursos de la comunidad, los usuarios y el intento de reprender las necesidades que se revelen. También se encarga de todo lo que está vinculado con la alineación, valoración, organización y mantenimiento de la colección, formando un proceso organizativo extenso, que comprende diferentes acciones tales como establecer criterios de elección, ajustar las necesidades, efectuar el proceso de ventaja, desarrollar un análisis del uso de la colección.
El término formación de colecciones dentro del ámbito de la archivología y bibliotecología es relativamente nuevo, se comenzó a emplear esta actividad en Estados Unidos en la segunda mitad del siglo XIX, cuando se vieron preocupados por adquirir un mayor dominio sobre la estructura de la colección, hasta ese momento, los juicios y posibilidades de ventaja no estaban fehacientemente constituidos y dependían de las donaciones recibidas o de criterios no nivelados.
La bibliotecología y archivología son unos estudios que se desarrollan académicamente en las universidades de latinoamérica, su objeto de estudio está vinculado con la evolución del libro, las bibliotecas, los archivos y las técnicas, así como los procesos usados para la clasificación y el análisis de la información para su uso posterior. Asimismo, la historia señala que el surgimiento de los libros y bibliotecas se enaltece a períodos muy lejanos, cuando tenían diferentes modos y formatos de organización.
El propósito principal de la Archivologia-Bibliotecologia es certificar la preservación del valioso patrimonio que promueve y ampara su investigación, así como su expansión. Ofrece especial energía a la clasificación informatizada, digitalización, reparación y preservación como herramientas fuertes de facilidad y conservación. De aquí nace el interés por la asignatura que busca brindar conocimientos útiles a los estudiantes para que se especialicen en el tema de la formación de colecciones, un área que es elemental para las bibliotecas y los archivos.
Entre las funciones que deben cumplir la formación de colecciones está la asignación y distribución balanceada del presupuesto entre libros, publicaciones periódicas y acciones de conservación, la decisión de lograr el acceso a los recursos electrónicos y otros medios por la compra o suscripción, las decisiones referentes a la localización de los materiales, la revisión y fomento del uso de la formación de colecciones en el área de archivología y bibliotecología.
Para finalizar, es importante destacar que el campo de los Archivos y de las Bibliotecas forma una de las vitales salidas profesionales de los graduados o los licenciados en historia u otras titulaciones afines. Hoy en día, el papel que las bibliotecas y los archivos desempeñan en la sociedad destaca el valor científico – académico, es decir la existencia de las bibliotecas y archivos, así como su acceso, se admite de manera mundial como uno de los más significativos derechos de las personas, funcionando como una caución para el avance y afianzamiento de los valores democráticos.
