La gestión documental es una disciplina que representa el conjunto de métodos, tecnologías y normas que acceden a la compañía dirigir su flujo de escritos a lo largo del ciclo de la vida del mismo, ya sea a través de manuales, técnicas o empleando procesos tecnológicos que permiten conseguir medidas más altas de utilidad, funcionalidad y eficacia. En este último asunto los procedimientos de gestión documental pueden conectar información adjuntada en la base de datos de otros medios como los ERP´s con bibliotecas y documentos.
Por lo tanto, el trabajo principal de un método de gestión documental es la búsqueda, acumulación y ordenación de documentaciones electrónicas o imágenes de documentos en papel. Es importante mencionar que estos documentos, a diferencia de la información acopiada en un ERP, no poseen una clasificación clara de contenido, es lo que técnicamente se llama como información desestructurada. Las estructuras empresariales tienen que manipular en su gestión diaria, un conjunto de información de este tipo. Asimismo, a efectos legales y de actividad interna, la mayoría de las veces son obligatorios este tipo de documentos. El propósito vital de la gestión documental es sistematizar dentro de lo viable la utilización de este tipo de información. Por otra parte, esta actividad se caracteriza por ser muy antigua como la escritura, porque surgió debido a la necesidad de “documentar” o establecer actos administrativos y transacciones comerciales y reglamentarias por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se formaban continuamente en tablillas de arcilla, pergaminos, papel y hojas de papiro, su misión se fue creando cada vez más compleja a medida que progresaba el tamaño de los fondos documentales.
Por otra parte, las técnicas de gestión documental han de brindar medios de seguridad, capacidad, acopio, indexación y recuperación. Los documentos siempre deben estar disponibles cuando se requiera de forma sencilla y rápida. En lo que a seguridad se reseña son dos los principales empleos de un sistema de gestión documental: limitar el acceso a los archivos simplemente a las personas acreditadas y certificar la integridad de los documentos, impidiendo desperfectos o pérdidas de los mismos. En cuanto a la indexación, sólo hay que indicar que los documentos han de ser redimibles sencillamente por los usuarios, ya sea por categorías, técnicas de carpetas o por medio de la investigación por textos, para que se utilice el mínimo tiempo posible en este tipo de labores.
Objetivos de la Gestión Documental.
- Inspeccionar y regularizar las acciones determinadas que afecten a la admisión, instauración,
el acceso, la ubicación y la protección de los documentos. - Avalar el buen trabajo de la organización y el desempeño de la legislación.
- Salvar y proteger la documentación que se crea de un modo eficaz.
La gestión documental juega un papel importante en la imagen y la eficacia de la organización, estos son algunos de los motivos:
- Crea un ciclo de vida de los registros y facilita su pérdida de un modo seguro y certificado.
- Forma la ayuda entre los otros órganos de la entidad para un óptimo servicio de la gestión documental.
- Impide la pérdida de tiempo en la reparación del archivo.
- Accede la observación de accesos y de seguridad de la información de las documentaciones, e imposibilita que terceras personas tengan acceso a los contenidos.
- Evita la pérdida del expediente, ya que todas las documentaciones están compuestos y registrados en un único sistema.
Es importante que las personas que desempeñen labores en la gestión documental tengan capacidades bien definidas para esta competencia. Además es fundamental que conozcan y manejan el vocabulario incorporado a la documentación (clasificación. Tema, asunto, índice, entre otros). Asimismo, la persona debe tener total conocimiento de la distribución de documentos dentro del archivo, ya sea informatizada o manual, así como de los manuales necesarios para proceder al registro de documentación.
