La planificación de eventos en el área de la Comunicación Social es la habilidad de la organización de un convenio, una ceremonia o por ejemplo un evento político o una competencia deportiva. El experto en esta disciplina debe trabajar sobre el presupuesto, constituir las fechas del acontecimiento, elegir y reservar un lugar apropiado, la ventaja de todas las autorizaciones necesarias con las jurisdicciones y la conexión de todos los involucrados de logística del evento.
Asimismo se puede decir que en el proceso creativo de la planificación de un evento, el organizador del mismo tiene que ampliar un tema, introducir artistas y oradores, clasificar todos los servicios públicos necesarios, escoger y establecer la decoración, sillas, mesas, carpas y todos los demás requerimientos, tales como seguridad, catering, planes de emergencia, aseos entre otros.
Cómo se planifica un evento
Se considera que en primer lugar un planificador de eventos tiene que crear un objetivo de la necesidad de su cliente, este podría ser un lanzamiento de un producto, un evento deportivo, un festejo musical o una empresa de celebración. Es importante que el especialista en esta rama trabaje en la ubicación, el contenido y la lista de invitados, como música, bailarines y otras formas de entretenimiento. Las posibilidades son infinitas para los espacios y regularmente concuerdan con la noción de eventos en general. Los lugares más comunes para estas actividades son centros de convenciones, centros comerciales, museos, vestíbulos de hoteles o cualquier otro tipo de territorios de interés como al aire libre son, parques, lugares públicos, playas cualquier tipo de espacios.
Luego que el lugar del evento ha sido escogido por el organizador de eventos, se tiene que analizar la preparación de este evento con el personal, seleccionar el entretenimiento y la actualidad del concepto del nuevo cliente. Una clave para el éxito de los eventos es estar al pendiente de los detalles como de las bebidas, alimentos, entretenimiento, música, sonido, decoración, así como la preparación de presupuestos, publicidad, marketing y otros aspectos logísticos. Lo más importante para un organizador de eventos es la capacidad de ocuparse dentro de los plazos y cláusulas para poder sistematizar todas las partes sin dificultades, para actuar perfectamente en el día del evento.
La planificación de eventos lo manejan mayormente los profesionales de la comunicación social, pero los que están en el área de publicidad, ya que esta mención está vinculada con todo lo que tenga que ver con organización de programas. Sólo un adecuado servicio y clasificación del evento logrará que sea un éxito y así satisfacer en la medida de lo posible a un cliente. Los especialistas en este tema tienen sobre todo rapidez mental y flexibilidad, que puede impedir obstáculos de una forma más fácil, una de las cosas que los caracteriza es que tienen una mente de soluciones muy prácticas.
